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吉林工程技术师范学院合同管理办法
2016-03-31 00:00   审核人:

吉工师字〔201471

第一章

第一条 为规范学校合同管理,防范风险,维护学校合法权益,推进依法治校,根据《中华人民共和国合同法》和有关法律法规,结合学校实际,制定本办法。

第二条 本办法所称合同是指学校或学校授权的校内组织以学校的名义与自然人、法人和其他组织之间订立的合同、协议,以及设立、变更、终止民事权利义务关系而形成的法律文书,包括校内不具有法人资格的组织以组织的名义对外签订的合同、协议和法律文书。

第三条 学校所签合同按照性质、所涉金额大小和重要程度,分为重大合同和一般合同。

法律关系较为复杂、合同金额较大、对学校有重要影响的合同,包括涉外合同、涉及学校资产产权变动的合同以及金额在50万元以上(含50万元)的合同,为重大合同,其他为一般合同。

第四条 学校合同管理实行统一授权、归口管理、分工负责的工作机制。

学校根据业务类型对合同进行分类,授权相关职能部门负责对其业务范围内的合同的订立、履行、变更和终止,按照本办法规定的基本原则和程序,依照各类事务管理的有关办法,实行归口管理

任何情况下,所有合同涉及学校财务支出和资产变动的,都须经由计划财务处和国有资产处审核并提出意见,必要时需由审计处出具审计意见。

第五条 学校合同管理实行归口承办制度、审查制度和备案制度。

第六条 学校合同承办部门在办理合同工作过程中应当遵循下列原则:

(一)依法签订合同,保证合同的合法性;

(二)切实履行合同,保证合同的有效性;

(三)有效监控合同,保证资料的完整性;

(四)及时处理合同纠纷,维护学校的合法权益。

第七条 学校合同承办部门应当重视对合同的管理,加强协调配合,完善内部管理制度,配备相应的合同管理人员,提高合同管理水平。

任何部门和个人不得以任何方式泄露在合同管理过程中涉及的国家秘密、工作秘密和商业秘密。

第二章 管理机构及其职责

第八条 学校合同由合同综合管理部门、归口承办部门依各自权责进行管理和办理。

第九条 学校院长办公室是学校合同的综合管理部门,主要职责为:

(一)制订和完善学校合同管理规章制度;

(二)为校内各部门办理合同事务提供法律咨询服务;

(三)受学校委托参与有关重大合同的洽谈等工作;

(四)负责对合同进行法律审核,依法提出法律意见;

(五)统一保管并按规定出具学校法定代表人授权委托书;

(六)负责对合同进行备案、存档;

(七)协助及督促合同履行和合同纠纷处理;

(八)完成学校交办的其他工作。

第十条 学校授权以下部门负责归口承办管理其职能范围内的业务性合同:

(一)教务处负责全日制学历教育联合办学合同的承办管理;

(二)科研处负责自然科学类、人文科学类纵向及横向科研、协作、技术开发、技术咨询、技术服务、科技成果转让以及联合培养研究生合同的承办管理。;

(三)人事处负责学校人事和劳动合同的承办管理;

(四)计划财务处负责融资和对外投资合同的承办管理;

(五)学生工作处负责学生接受社会资助和学生保险合同的承办管理;

(六)国际交流处负责涉外合同的承办管理;

(七)基建管理办公室负责建设工程设计、工程招标代理、工程施工、工程监理、建筑材料、工程配套设备采购等基本建设合同的承办管理;

(八)后勤管理处负责基础设施维修改造工程、用水、用电、用暖和用气等合同的承办管理;

(九)国有资产处负责学校公共资源(有形和无形)、房屋租赁、公开采购的工程、物资、服务以及资产处置合同的承办管理;

(十)继续教育学院负责自学考试、网络教育、成人学历及非学历教育、各类专业培训和成人教育合作办学合同的承办管理;

(十一)职业教育培训中心负责国培、省培以及其他职业技术教育培训合同的承办管理;

(十二)院长办公室负责管理学校综合性合同以及未列入上述部门承办管理范围内合同的承办管理。

第十一条 合同承办管理部门的主要职责为:

(一)负责所承办合同的早期调查、可行性分析论证和合同对方当事人的资信调查;

(二)负责合同的洽谈和文本起草,将合同提交合同审查管理小组进行会签、会审,并在审查通过后提请校长签署或校长授权签署;

(三)将合同及时提交院长办公室备案、存档;

(四)负责具体执行合同,跟踪掌握合同履行情况,及时向学校汇报合同履行过程中发生的问题,提出解决问题的意见和建议,收集保管合同签订及履行过程中形成的有关资料;

(五)制定应急预案,对无法继续履行的合同,及时采取措施,最大限度地降低学校的损失;

(六)处理或协助处理合同纠纷;

(七)完成学校交办的其他工作。

合同有主要承办部门和协助承办部门的,一般由主要承办部门承担上述职责,需要协助承办部门承担部分职责或提供有关配合的,由主要承办部门进行协调或申请学校领导进行协调。

第十二条 合同承办部门主要负责人为合同承办人,负责具体承办合同有关事务。合同洽谈、签订、履行及纠纷处理过程中承办人工作调动等,原承办人与继任者之间应及时办理合同管理交接手续,未完成交接者,人事部门不得为其办理调动手续。

第十三条 学校成立合同审查管理小组,成员由院长办公室、国有资产处、审计处、计划财务处、相应合同的归口管理部门负责人和学校法律顾问组成,院长办公室主任任审查小组组长。

第十四条 合同审查管理小组的主要职责为:

(一)对重大合同及有争议的合同进行会审;

(二)校内标准合同范本的审定;

(三)对合同条款以及补充、变更或解除条款进行审定;

(四)定期对学校各部门所订立的合同及管理情况进行检查。

第十五条 学校聘请法律顾问,协助学校起草、修改、审查合同,参与重大合同的谈判,参与合同纠纷的调解、仲裁、诉讼。

第三章 合同的订立

第一节 一般规定

第十六条 签订合同应当遵守国家法律、法规和政策规定,遵守学校合同管理制度,贯彻平等互利、等价有偿、诚实信用的原则。

第十七条 合同原则上应当由我方或以我方为主起草。国家或行业有标准或示范文本的,应当优先采用,并根据实际情况对合同进行补充、修改,依法维护学校权益。有关的科研合同,项目委托单位有格式合同和专门要求的,可根据实际情况采用。

第十八条 订立合同,除即时结清者外,一律采用书面形式。

各方经协商一致对合同的修改,补充合同的文书、电报、电传、图表等,是合同的组成部分。

设备清单、工程量清单、预算单()等一类文件可以作为合同的组成部分,但不得以其代替合同。

除特殊情况外,合同文本应当正式打印或印刷制作。

一般情况下,应在合同中约定合同文本至少由学校持有三份,其中一份用于合同综合管理部门备案,一份用于学校档案室归档,一份由承办部门保存。

第十九条 合同的语言应准确、严谨、简练。

合同中的术语、特有词汇、重要概念应设专款解释。

合同中涉及数字、日期时须注明是否包含本数,涉及金额的数字应同时附上大写。

第二十条 合同条款应当完备、严密,除根据法律规定或按合同性质必须具备的条款外,还可以根据具体情况约定其他条款。合同一般应包括以下条款:

(一)双方当事人的名称、住所,法定代表人姓名、职务,代理人姓名、职务、联系方式;

(二)标的(合同当事人权利义务共同指向的对象);

(三)数量;

(四)质量;

(五)价款或者报酬;

(六)履行期限、地点和方式;

(七)违约责任;

(八)解决争议的方法;

(九)其他根据合同的种类、标的应当具备的条款(包括但不限于合同正副本的份数,补充协议和附件的效力,合同是否公证或见证,合同中的定义条款,合同的生效条件,技术、商业秘密的保护,合同的有效期限等)。

第二十一条 合同有关争议的解决,一般情况下,应约定由我方所在地有管辖权的人民法院管辖,以方便学校通过诉讼程序来维护合法权益。

第二十二条 合同设立担保的,应严格依照法律规定明确担保的期限、方式和范围,可以将担保作为主合同的一个条款,也可以另外签订独立的担保合同,作为主合同的从合同。必要时,也可与对方当事人协商一致,根据实际情况将担保条款或担保合同设定为主合同的生效条件。

第二节 合同洽谈

第二十三条 洽谈和签订之前,合同承办部门应当先就合同事项向主管校领导进行报告,必要时将情况报告校长和学校决策会议进行研究。

第二十四条 合同承办部门应在合同谈判协商的早期阶段组织对合同所涉项目进行调查和可行性论证,并形成书面调查报告。调查报告应主要包括合同项目的明确具体的可行性分析论证和意见、对方当事人的主体资格、履约能力和资信状况,以及预期收益和风险以及等内容。法律法规和政策对项目评估分析有明确要求的,应严格遵照执行。

第二十五条 合同承办部门应在合同谈判前进行充分准备,制定工作预案,确定谈判策略;在谈判协商过程中,应及时向主管校领导或校长、学校决策会议报告工作进展,遇有重大问题需要请示学校决策的,应及时提请学校会商研究,工作中可根据需要随时就有关问题征求相关部门及专家的意见,尽力争取和维护学校权益。

第二十六条 合同协商洽谈和签订之前,合同承办部门应当审查对方当事人的主体资格和履约能力,要求对方当事人出具相应的授权委托书、法人登记证、组织机构代码证、经营许可证、资产负债表、银行资信证明等能够证明其身份、资信的有关文件,必要时应当要求对方提供相应的担保。

合同承办部门应当详细调查、了解和掌握对方当事人的下列情况:

(一)主体资格是否真实、合法、有效;

(二)资信情况是否全面、可靠;

(三)履约能力是否有保证;

(四)合同标的的真实性;

(五)委托的代理人其代理事项、权限和代理期限是否明确、有效;

(六)应当掌握的其他相关情况。

合同对方当事人履约能力或资信状况有瑕疵的,不应与其签订合同;必须签订合同时,应要求其提供合法、真实、有效的担保。其中,以保证形式作出的担保,其担保人必须是具有代偿能力的法人实体,并应对担保人适用前款规定进行审查。

第二十七条 在合同谈判、洽商过程中,应当遵守法律对要约和承诺的规定。对谈判、洽商过程中往来的电报、电传、信函、图表、电子数据交换和电子邮件等电文数据资料,要妥善保存。如有不同意见,应当及时回复对方,以免延误造成损失。

第二十八条 实行合同谈判联席制度。学校根据合同项目内容组成由技术、财务、法律等相关人员参加的谈判工作组,代表学校进行谈判。

对于重大合同,合同承办部门应当提请学校组建由校外第三方技术专家和法律顾问等相关人员组成的专门工作组进行合同可行性研究、业务谈判、合同文本起草及签约活动。

调查和谈判过程中,可能影响校方利益关系的人员应予回避。

第二十九条 谈判过程中,应详细记录谈判的重要事项和各方意见,一般情况下应录制谈判整个过程的影音资料,并存档备查。

第三节 合同的审查

第三十条 合同正式订立之前,承办部门应将合同拟签文本提交学校合同审查管理小组审查会签、会审。必要时,合同审查管理小组应提请学校组成有技术专家参加的专门小组,对合同的真实性、合法性、可行性进行论证和审查。

对于重大合同,学校应聘请校外第三方技术专家参与合同审查。

第三十一条 合同审查管理小组应对下列事项进行严格审查:

(一)审查合同对方的主体资格及资信状况。具体包括:

1.合同对方当事人的主体资格。包括名称、资质、营业执照、法人登记证书、经营范围和方式等。重点审查拟定的合同标的是否与营业执照核定的业务(经营)范围一致,营业执照的年限及年检情况;

2.合同对方的履约能力和资信情况;

3.合同对方签约代表的合法身份,如法定代表人身份证明或法定代表人的授权委托书;

4.必要时要求合同对方提供主要的财务报表以及从事相关业务的业绩证明材料。

(二)审查合同基本条款的完备情况,包括合同对方当事人的名称或姓名、住所地、合同标的、数量、质量、价款或酬金、合同期限、履约地点和方式、合同变更和解除、违约和违约责任以及合同的仲裁和诉讼等;

(三)审查合同的内容是否与招投标或谈判内容一致,是否符合学校规定;

(四)审查是否具有相应的学校经费支出预算。

没有预算的物资采购项目、临时增加的维修工程等,必须按学校预算管理规定的程序落实经费来源后,再按本办法规定的程序办理。

第三十二条 涉及多个部门的合同,须经各相关部门会签后由归口管理部门审核并盖章,经主体双方盖章后的合同应在相关单位或部门进行存档。

第三十三条 在会签过程中,相关部门和工作人员不能取得一致意见或对合同的具体条款不能准确把握时,可以向学校合同审查管理小组提出书面会审申请。

合同审查管理小组应在5个工作日内完成会审。

第三十四条 学校合同审查管理小组对审查结果负全面责任。审查完结,合同审查管理小组应形成书面审查意见,由审查小组组长签字后,附合同文本报主管校领导或校长审批。

第四节 合同的签订

第三十五条 校长代表学校同具有相应民事权利能力和民事行为能力的自然人、法人签订合同。

一般合同,校长可授权主管校领导、部门(单位)负责人签批。重大合同,须经主管校领导审核后,由校长签批。

第三十六条 未经校长书面授权,任何部门(单位)和个人均不得以学校和学校二级单位的名义对外签订合同。

第三十七条 标的额度较大或牵涉面较广的合同,在签订前须向校长报告,须提交校长办公会研究审定,由校长签批。重大事项合同须提交学校党委常委会会研究决定,由校长签批。

第三十八条 合同签订应严格履行审批程序,合同承办部门应在“吉林工程技术师范学院合同审签单”会签后,报主管校领导和校长签批。

第三十九条 学校签订的合同,必须有学校法定代表人签名(或签名章)或者法定代表人授权委托代理人签名。

第四十条 合同的签署,我方在合同上签字之前,原则上应当让对方当事人先行在合同上签字盖章,或者双方同时签字盖章。对方先签字、盖章的情况下,学校合同承办人必须对合同逐条核对,保证合同内容无误。不得将学校已签字、盖章而对方未签字、盖章的合同,全部交给对方或邮寄对方签字、盖章,防止造成学校被动;但学校承担的由外部资助的科研项目类合同,确需学校将我方已先行签字盖章的合同交寄对方签字盖章的,由综合管理部门严格审核后视情决定,必要时报经主管校领导或校长、学校决策会议审定。

合同的末页应当载有合同正文条款,否则应标明此页无正文字样,以示末页仅为签字盖章页。严禁将仅有学校签字、盖章却无合同条款的合同末页,交、寄给对方签字盖章。向国家或地方政府申报科研项目的合同有此情形的,可按项目资助方的要求执行。

第四章 合同的履行

第四十一条 合同承办管理部门应负责合同的执行,跟踪、监控和推动合同的实施,随时向主管校领导、必要时向校长和学校决策会议报告合同执行进展,协调解决或请求学校协调解决合同履行中遇到的问题,全面维护学校权益,保证合同得到全面、及时和正确的履行。

第四十二条 合同正式生效前,学校不得实际履行合同。合同生效后,必须全面、及时、实际履行合同,除法律另有明文规定或合同有约定外,不得擅自改变或转让合同义务。

第四十三条 合同生效后,合同承办管理部门应监督合同对方履行合同义务。如对方不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定,合同承办管理部门应当及时申请学校向其发出要求履行或者采取补救措施的书面函件督促其履约。如因对方违反合同而使我方受到损失,应当及时采取措施防止损失扩大,并注意收集、保全有关证据。如果我方不能履行合同,合同承办管理部门应当立即将相关情况报告主管校领导和合同综合管理部门,并积极采取补救措施,减少损失;遇有不可抗力等情况影响合同履行时,应当及时以书面形式通知对方,并积极采取措施减少损失发生,并注意收集、保全有关证据。

第四十四条 合同履行过程中,涉及资金支付的,合同承办部门应当首先对标的物的数量和质量进行验收,验收合格后,向计划财务处提交验收审批单并申请结算。计划财务处在收到结算申请后,应对合同条款和经审批的结算申请资料进行审核,审核无异议的,方可结算。

未按合同条款履约或应签订书面合同而未签订的,应及时向主管财务的校领导和校长报告,并不予结算。

第四十五条 对于定金和预付款的支付,应当严格按照国家有关规定执行。

第五章 合同的变更与解除

第四十六条 变更和解除合同,应当符合法定或约定的条件。

第四十七条 合同承办单位及其承办人发现签约时的条件发生变化,继续履行合同将给学校造成损失时,应当及时报告合同审查管理小组核查,并向主管校领导、必要时向校长进行请示,建议变更或解除合同。

合同承办单位及其承办人在收到对方要求变更或解除合同的正式文件、信函或电报后,必须及时报告合同审查管理小组,并向主管校领导、必要时向校长进行请示,立即做出相应处理。

第四十八条 我方接到对方当事人提出的变更或解除合同建议后,应在15工作日以内答复,法律法规及合同另有约定的除外。逾期答复或不予答复,造成学校利益损害的,具体责任人应承担相应责任。

第四十九条 变更或解除合同的建议或答复,一律采用书面形式,并将能证明双方函电往来及内容的凭证归档存查。

第五十条 变更或解除合同应当注意以下事项:

(一)合同主体变更,应当征得合同各方同意;

(二)合同中有担保条款的,变更合同应当经原担保方同意并签章予以确认;

(三)合同经过上级主管部门批准的,变更或解除合同的协议应当报原批准机关批准;

(四)合同经过公证的,变更或解除合同的协议应当报原公证机关备案;

(五)变更或解除合同的通知或答复应当在法定或约定的期限做出;

(六)变更或解除合同的建议、答复或协议应当采用书面形式;

(七)法律法规有特别规定的应当按法律规定办理。

第五十一条 变更或解除合同参照本办法规定的合同签订程序进行。

第六章 合同专用章管理

第五十二条 学校的合同专用章由院长办公室统一刻制、保管和使用。

第五十三条 学校各类合同用印,统一使用 “吉林工程技术学院合同专用章”。如合同对方有特别要求,经院长签字同意后,可以加盖学校行政公章。

第五十四条 使用合同专用章和学校行政印章必须严格遵照本办法规定的程序,印章管理部门只能对完成本办法第三章规定的审批和签订程序的合同加盖印章。

第五十五条 合同用印时,承办部门应向院长办公室提供合同文本和合同审签单原件,多页合同须加盖骑缝章。

第五十六条 院长办公室应加强对合同专用章的使用和管理,建立健全保管使用制度,严格履行用印审批程序。

未经学校领导书面签字批准,任何人均不准携带合同专用章外出签订合同。

第五十七条 合同专用章若有遗失,合同综合管理部门应负责及时登报声明作废,并在第一时间通知合同对方当事人按原定内容重新补签合同。

第七章 合同纠纷处理

第五十八条 发生合同纠纷应争取通过双方协商解决。协商一致的,双方应当签订书面协议确定。协商不成的,可依合同约定选择通过仲裁或诉讼解决。

学校需要向对方主张权益的,应在法律规定的诉讼时效内提起仲裁或诉讼,或通过向对方发送主张权益的函件延长诉讼时效,同时应注意避免损失扩大。

第五十九条 合同纠纷的解决,一般以合同承办部门为主进行,必要时由学校授权合同综合管理部门为主进行。纠纷发生时,合同承办部门及承办人应及时向主管校领导、必要时向校长和学校决策会议进行报告,并通知合同综合管理部门,同时应迅速收集有关证据,研究应对的对策和方案,向学校提出解决的建议,经学校同意后立即进行解决。

合同纠纷处理一般应有学校聘请的法律顾问参与解决。

第六十条 合同综合管理部门和承办部门在处理合同纠纷过程中应尽力维护学校权益,任何人未经学校授权批准,不得向对方当事人做出实质性答复或承诺。

纠纷处理完毕,应形成书面报告,说明纠纷处理的过程和结果,并应对发生纠纷的原因作出分析,学校受到损失的,要说明造成损失的原因和责任以及为防止损失所采取的措施等。

第八章 合同备案与存档

第六十一条 合同承办部门在办理合同事项时,应注意做好文字记录或形成书面材料。对于合同洽谈、签订和履行及纠纷处理过程中形成的所有相关资料,包括但不限于合同文本、可行性研究报告、授权委托书、校内审核文件、往来函件、法律文书等与合同有关的文字记录、函件、资料等所有材料,均应妥善加以收集和保管,不得遗弃、丢失和损毁。

合同洽谈、签订和履行及纠纷处理过程中,承办部门及其承办人应注意收集有关书面材料和证据。协商有关事项,应形成会议记录并由双方签字;进行交涉应形成书面文件,必要时应请法律专家审核把关;对外发函应通过挂号信或特快专递方式邮寄,或让对方当面签收,或通过公证送达,有关邮寄信件的回执、对方签字的收据等资料应一并妥善保存。

第六十二条 合同签订以后,承办部门应及时向合同综合管理部门提交一份合同原件进行备案。对于无故不提交备案的,合同综合管理部门可以报学校对其提出批评,责令其改正。对于未及时提交备案的合同,如果发生纠纷,合同承办部门须承担相应责任。

第六十三条 合同解除前,承办部门应连续不间断归集和保管从合同调查、谈判、签订直至履行完毕的一整套完整的合同资料,包括合同纠纷发生和处理过程中形成的相关资料,并按照学校档案管理办法,于每年年底将上述资料上交学校档案室存档。同时在本部门保存已存档文件资料的复印件,标明原件存档的时间。

合同解除后,承办部门应及时办理合同销号和归档手续。

第六十四条 合同承办管理部门应建立动态的合同台账,建立合同文本统一分类和连续编号制度,加强对合同的跟踪管理。合同台账应记载以下内容:序号、合同号、合同名称、签约单位、签约人、合同标的、合同金额,履行情况以及补充、违约、变更、转让、解除等事项。

第六十五条 合同承办管理部门主要负责人为管理合同资料第一责任人,其工作发生变动的,在工作交接时必须移交全部合同资料,防止合同资料出现缺失。

第六十六条 合同承办管理部门及其他有关部门应加强合同资料内部管理,做好保密工作,防止合同资料和秘密外泄。

第六十七条 合同资料原则上应长期保存,法律法规或学校档案管理办法有特别规定的,从其规定。

需要销毁合同资料的,应履行相应的审批程序。

第九章 责任追究

第六十八条 学校合同承办部门及其责任人在合同调查、谈判、审查、签订、履行、变更或解除等程序时有下列情形之一的,学校视其情节轻重,给予其行政处分或经济处罚;构成犯罪的,移交司法机关追究其刑事责任:

(一)不按本办法规定签订合同的;

(二)没有授权、超越授权或者授权终止后以学校名义订立合同的;

(三)未经授权,擅自以本部门(单位)名义订立合同的;

(四)弄虚作假,恶意串通,循私舞弊,损害国家、学校利益的;

(五)因疏忽大意导致出现无效合同或合同有重大缺陷的;

(六)玩忽职守,不积极认真履行合同,引起纠纷的

(七)发生纠纷后,隐瞒情况或不及时汇报或不及时采取措施的;

(八)应当或可以追究对方违约责任而擅自放弃的;

(九)未依法律和本办法规定变更或解除合同的;

(十)不按规定收集、保管合同资料及将合同提交备案和存档的;

(十一)合同用印违反学校规定的;

(十二)泄漏学校合同意向、商业秘密或其他机密的;

(十三)其他违反法律法规和学校规定,造成学校损失的。

第十章

第六十九条 各校区的对外合同由相应归口管理部门实行延伸管理。

第七十条 学校下属具有独立法人资格的单位参照本办法执行。

第七十一条 本办法由院长办公室负责解释。

第七十二条 本办法自公布之日起施行。《吉林工程技术师范学院合同签订管理暂行办法》(吉工师字〔201394)同时废止。


附件1

吉林工程技术师范学院合同审签单

合同编号:

合同(协议)名称 

类别

甲方

乙方

合同(协议)摘要:

承办单位意见:

签章:

会签单位意见:

签章:

法律顾问意见:

签章:

合同审查管理小组意见:

签名:

主管校领导:

签名(章)

法定代表人:

签名(章)

备注:摘要部分应写明合同双方名称、标的物数量和金额、合同期限等主要内容。合同审签单一式三份,一份由归口管理部门保存,一份由院长办公室备案,一份由审计处备案。

附件2

吉林工程技术师范学院合同会审单

合同编号:

合同(协议)名称 

类别

甲方

乙方

事由:

会审意见:

参与会审人员签名:

附件3

授 权 书(样板)

兹授权教务处负责人负责对学校全日制学历教育联合办学合同进行审核和签订,有效期自 日至 日。

授权单位: (盖章)

法定代表人: (签名或盖章)

签发日期


附件4

吉林工程技术师范学院合同签订管理流程

流程图: 决策: 合 同 审 核

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